O inventário de estoque é uma tarefa que deixa muitos lojistas de cabelo em pé. É aquele momento onde os olhos enchem de água e a vontade é de chorar. A cabeça de todo mundo dói, o coração dispara e esses sintomas só passam depois que a contagem do estoque é finalizada e os acertos são realizados. Ok, mas como driblar tudo isso e fazer um inventário mais fácil e rápido?

A sua viagem de férias é uma ótima forma de responder essa pergunta. As férias são um dos momentos mais esperados do ano, é quando você se programa para conhecer novos lugares e para curtir um pouco mais a família, a namorada ou amigos. E a palavra chave que faz toda magia acontecer é o planejamento.

Queremos compartilhar boas práticas, e te ajudar a fazer um plano de ação para facilitar a contagem dos calçados e melhorar a gestão do seu estoque a curto, médio e longo prazo. Vamos lá?

Descubra como diminuir o tempo da contagem do estoque

Participamos de uma experiência, onde uma determinada loja de calçados que levava aproximadamente treze (13) horas para fazer a contagem do estoque. Planejando o inventário de estoque com antecedência, a mesma loja conseguiu diminuir o tempo para oito (8) horas, economizando o montante de seis (6) horas em toda contagem. A leitura do código de barras e a organização das atividades que norteiam a contagem irão reduzir consideravelmente o tempo que você utiliza para fazer o balanço de estoque.

Existem atividades que antecedem o dia da contagem, e é isso que fará toda a diferença no final. Não deixe para decidir tudo em cima da hora porque a probabilidade de algo não sair como esperado é bem grande.

Lembra da viagem? é preciso planejar para onde ir, quem irá, onde dormir, quantos dias ficar, revisão do carro, quanto dinheiro levar e assim por diante.

Bora começar?

Antes de qualquer coisa, é preciso planejar. Listamos a seguir de forma bem objetiva, as dez principais etapas de um processo de contagem de estoque. Logo abaixo, daremos algumas orientações sobre a execução de cada uma delas, e para isso, faremos uma analogia com uma viagem de férias em família. Bora?

1. 1. Defina quando o inventário de estoque será realizado;
   2. Defina quem irá participar da contagem;
   3. Crie equipes e nomeie líderes para execução do processo;
   4. Defina como e quais ferramentas irá utilizar;
   5. Organize os produtos e o local da contagem;
   6. Defina por onde começar e onde terminar;
   7. Demonstre e teste o processo que foi definido;
   8. Hora da contagem;
   9. Faça auditoria da contagem;
   10. Acerto de inventário.

1. E aí, quando vamos e de quanto tempo será nossa viagem?

Decida quando o inventário de estoque será realizado. Defina o dia e a hora em que a contagem será iniciada. Estas duas informações serão o ponto de partida para o resto do planejamento. Leve em consideração a quantidade aproximada de produtos que existe no seu estoque e o tempo médio gasto para contagem dos últimos anos.

2. Para levar a família inteira, precisaremos ir em três carros

Nesta etapa defina quem irá participar da contagem. Escolha seus melhores colaboradores! Nessa seleção, leve em consideração optar por pessoas comprometidas e preocupadas em fazer a coisa certa, colaboradores que cuidem dos mínimos detalhes.

3. Quem irá dirigir cada carro, e quem serão os passageiros?

Crie equipes e nomeie líderes para execução de todo processo, inclusive do planejamento. Quanto mais cabeças pensarem, melhor será o resultado. Indiferente da quantidade de pessoas que irão participar, é muito importante criar equipes e nomear líderes para o processo da contagem. Os líderes terão o papel de coordenar as equipes e agir como facilitadores caso alguém tenha dúvidas ou precise de ajuda.

4. Hora de decidir o que colocar nas malas. Uhulll!

Defina como e quais ferramentas irá utilizar. Fala sério, se você tem um estoque considerável, sem ferramentas não dá! Utilize a tecnologia ao seu favor, vai? Agilize e facilite o processo.

Falaremos abaixo das formas mais utilizadas para fazer um balanço de estoque. Vamos explicar cada uma de forma bem breve:

• Aplicativo Móvel | APP: algumas empresas de software, assim como a SetaDigital, disponibilizam um APP (aplicativo para celulares) integrado ao sistema para fazer a inventário de estoque. O APP permite conectar um leitor de código de barras no celular, isso facilita muito a contagem. Ou ainda, é possível fazer a leitura com a própria câmera do smartphone, mas para isso a câmera precisa ser de auto foco.
• Coletor de dados (sem fio): é um aparelho para leitura de códigos de barras que precisa ser programado e integrado ao seu sistema de gestão. Ao finalizar, é preciso que alguém com conhecimento um pouco mais técnico exporte os dados do coletor para o sistema e faça a contabilização do inventário. A desvantagem dessa solução é que o custo dos coletores para compra passa de cinco mil reais, por isso, aqui na SetaDigital, a gente comprou alguns coletores que alugamos para os nossos clientes;
• Computador com leitor de código de barras: para lojas menores (bem pequenas), é possível fazer a leitura de códigos de barras em um leitor conectado diretamente no computador.
• Contagem manual: é o processo onde se imprimi uma lista cega de produtos, e com uma prancheta e uma caneta, a contagem é feita de forma manual. Essa opção não é mais indicada nos dias de hoje, afinal estamos em uma era tecnológica, nada de papel! Só é utilizada em últimos dos últimos casos, ou se o estoque da sua loja for muito pequeno;

As duas principais opções que a gente sugere que você utilize são o coletor, e principalmente o APP. São formas de diminuir a margem de erro, ter praticidade e agilidade na contagem.

5. Abastecemos o carro? Está quase na hora de partir!

Hora de organizar os produtos e o local da contagem. Ok, vamos lá! Definiu quais tecnologias irá utilizar para fazer o balanço de estoque, data em que ele será feito, equipe e líderes? Excelente! Agora é hora de organizar a casa.

O estoque precisa estar impecável para a hora da contagem. Então pega esse checklist:

• Organize o ambiente, tire tudo que estiver no caminho das pessoas que farão a contagem e que pode atrapalhar;
• Todos os códigos de barras precisam estar visíveis, posicione as caixas com o código de barras virado para o corredor. E se for outro material a embalagem, use uma posição que favoreça a contagem;
• Tem ilhas de caixas espalhadas pela loja? Defina como fará a contagem, você pode levar as caixas para o estoque ou organizar no próprio salão de vendas para conta-las.
• Tem calçados em condicional? Para evitar erro no inventário, realize o acerto das vendas condicionais pendentes antes de inicia-lo;
• Confira os calçados da vitrine e ou parede inteligente (expositores). Onde estão as caixas, o outro pé está dentro da caixa para que ela seja contabilizada?
• Jogue fora as caixas vazias que os clientes não quiseram levar;
• Verifique se os produtos com defeito devem ser contabilizados, isso vai depender de como você gerencia isso no seu sistema. O ideal é ter um controle dos defeitos para facilitar não só o inventário, mas qualquer consulta sobre esses produtos.

Agora sim, estamos quase lá. Aposto que estão ansiosos para embarcar nessa viagem, não estão?

6. Qual será a rota da viagem?

Defina por onde começar e onde terminar. Não é nada bom sair contando o estoque sem antes definir por onde começar e qual caminho seguir. Geralmente os inventários de estoque são realizados por marca, departamento, grupo ou numeração. Use o checklist para te ajudar nessa etapa:

• Defina uma rota para a loja e outra para o depósito;
• Divida as equipes e qual será a rota de cada uma no balanço de estoque;
• Uma sugestão é desenhar o processo em uma folha A4 com uma caneta para demonstrar para equipe como vai funcionar.

 

7. Vamos dar uma voltinha para testar os carros antes de pegar a estrada?

Demonstre e teste o processo que foi definido. Teste o processo que sua loja definiu antes de colocar na prática. Você sabe que na teoria pode ser uma coisa, e na prática outra, não sabe? Então ficam as dicas:

• Enquanto estiverem realizando a contagem, se por um acaso, for preciso parar, tenha como regra que seu colaborador deve colocar a mão em cima da caixa que contou por último, outra prática válida é puxar a caixa para não correr o risco de se perder. Gostou?
• Outra prática muito importante, é identificar de alguma forma os lugares onde a contagem já foi realizada (pode colando um post it colorido na prateleira, pode escrever em folhas A4 “CONTADO”, ETC., o importante é bater o olho e saber que aquele local já foi contabilizado).

Antes do grande dia, simule com duas ou mais pessoas da equipe o processo definido para que vocês se certifiquem de que dará certo. E, um dia antes simule o processo com todos os envolvidos no balanço de estoque. Sugerimos que faça um treinamento, simples, mas claro e prático. Todos precisam entender o que fazer e como fazer para que o objetivo final seja atingido.

8. Todos a bordo? Lá vamos nós!

Oi balanço de estoque, a gente chegou! E é a hora da contagem.

Se você seguiu todas as etapas que falamos aqui em cima, provavelmente estará mais tranquilo no dia do inventário, ou, menos nervoso que nos balanços anteriores. Acredite, vocês ainda ficarão craques!

Está tudo está planejado, agora é só executar. Acompanhe durante alguns minutos cada equipe para se certificar de que tudo está indo como esperado. Se algo não está dando certo, pare, reúna algumas pessoas e encontrem uma solução.

Uma coisa legal para o dia da contagem, é combinar com sua equipe para que cheguem 30 minutos antes de darem a largada. Faça um café da manhã para eles e agradeça por estarem ali para ajudar nesse processo. Isso fará toda diferença. O que acha?

Agora partiu colocar a mão na massa? Partiu!

9. Visitamos por todos os pontos turísticos planejados durante a nossa viagem?

Auditoria da contagem. Ao finalizar a contagem do inventário de estoque, confira se todos os locais da loja e depósito estão identificados como contabilizados. Se algo passou batido, veja a equipe responsável e peça que verifiquem. Se tudo foi contado, hora de fazer a contabilização final.

10. O retorno das férias.

Hora de fazer o acerto do inventário. Todos cansados, mas com desafio cumprido. Após finalizar a contagem e auditar o ambiente, é hora de fazer os ajustes necessários no estoque. No fechamento, se ocorrerem divergências é importante fazer uma nova contagem para confirmar se a quantidade contada na primeira vez está correta.  Depois disso, faça os acertos de acordo com a política interna da sua loja.

Lembranças de uma viagem inesquecível

Depois de finalizar essa aventura que é o inventário de estoque, sem dúvidas você terá novas experiências no currículo da sua loja. E os próximos inventários tendem a ser cada vez melhores, e mais fáceis.

É importante dar um feedback para a sua equipe sobre como foi o processo, afinal, todos podem contribuir e vocês podem aprender e melhorar juntos. Chame a galera para uma reunião rápida, de preferência que todos fiquem de pé. Sugerimos que você faça uma comparação com os inventários passados (nossa expectativa é que tenha evoluído), fale sobre o que deu certo e também sobre o que deu errado e para finalizar diga quais foram as lições aprendidas.

Agradeça sua equipe pelo empenho e dedicação e já programe o próximo inventário. Você sabia que o ideal é fazer o inventário de 3 em 3 meses? E que isso traz vários benefícios para a gestão da sua loja de forma geral?

Vamos falar disso no post da semana que vem ok? Se inscreva no nosso blog e receba em primeira mão nossos conteúdos 🙂